Jak rozliczać się z zagranicznym kontrahentem bez zbędnych kosztów?

Dla wielu firm wyjście na rynki zagraniczne oznacza wzrost sprzedaży, ale też nową kategorię wydatków, o której rzadko mówi się w ofertach: koszty rozliczeń. Procent od transakcji, marża na kursie, opłaty za przelew, prowizje pośredników – każdy z tych elementów z osobna wydaje się niewielki. Dopiero w rocznym bilansie widać, że na „tarciu” systemu finansowego znika równowartość solidnego kontraktu. Umiejętne zaprojektowanie sposobu rozliczeń z zagranicznym kontrahentem staje się więc decyzją strategiczną, a nie tylko technicznym wyborem formularza przelewu.

Jaką cenę naprawdę płacisz za międzynarodowe rozliczenia?

Większość przedsiębiorców patrzy na cennik banku przez pryzmat jednej pozycji: opłaty za przelew. Tymczasem realny koszt rozliczenia składa się z kilku warstw. Pierwsza to prowizja transakcyjna – zazwyczaj stała kwota lub procent od sumy. Druga, często ważniejsza, to spread walutowy, czyli różnica między kursem rynkowym a tym, który proponuje nam instytucja finansowa. Trzecia to opłaty banków pośredniczących, które pojawiają się przy przelewach w sieci SWIFT i potrafią niepostrzeżenie „podgryzać” marżę.

Zagraniczny kontrahent zwykle interesuje się jedynie kwotą netto, którą ma otrzymać na konto. To po stronie polskiej firmy pozostaje ryzyko, że z powodu konstrukcji przelewu, podziału kosztów (SHA/OUR) czy słabego kursu wymiany rzeczywisty wpływ będzie inny niż zakładano. Im bardziej złożony łańcuch pośredników, tym trudniej przewidzieć ten efekt i uwzględnić go w kalkulacji cen.

W jakiej walucie warto wystawiać faktury i rozliczać kontrakty?

Wybór waluty rozliczeń to jeden z najważniejszych elementów negocjacji kontraktu z zagranicznym partnerem. Faktura w euro, dolarach czy lokalnej walucie kontrahenta często ułatwia sprzedaż, ale przenosi ryzyko kursowe na polską firmę. Z drugiej strony upieranie się przy złotówce może zniechęcić partnera, dla którego obsługa „egzotycznej” waluty oznacza dodatkowe koszty i biurokrację.

Rozsądne podejście zakłada mieszankę pragmatyzmu i rachunku ekonomicznego. Jeśli firma ponosi istotną część kosztów w tej samej walucie, w której sprzedaje (np. kupuje komponenty w euro i wystawia faktury w euro), naturalnie ogranicza to wahania wyniku. W innych przypadkach sensowne bywa wprowadzenie klauzul walutowych – np. powiązania ceny z określonym kursem referencyjnym – lub uzgadnianie przedziałów, w których można renegocjować warunki przy silnych zmianach na rynku.

Jak porównywać koszty banków i operatorów płatności?

Porównanie ofert wyłącznie po nagłówku „przelew zagraniczny: X zł” prowadzi najczęściej do błędnych wniosków. Kluczowe jest zestawienie pełnego kosztu obsługi typowych płatności, z uwzględnieniem walut, kierunków i przeciętnych kwot, jakie pojawiają się w relacjach z kontrahentami.

W praktyce warto zwrócić uwagę na:

• wysokość stałych opłat za przelew w konkretnych walutach i strefach (np. SEPA, SWIFT),
• szerokość spreadu walutowego w porównaniu z kursem rynkowym,
• zasady podziału kosztów (SHA/OUR) i typowe potrącenia pośredników,
• czas realizacji płatności oraz transparentność śledzenia jej statusu,
• możliwość automatyzacji zleceń i integracji z systemem finansowo-księgowym.

Dla części firm korzystne okazuje się utrzymywanie dwóch rozwiązań równolegle: standardowego rachunku bankowego do obsługi krajowej oraz wyspecjalizowanej platformy do przelewów walutowych na rzecz kluczowych partnerów. Takie podejście pozwala zachować elastyczność, a jednocześnie korzystać z niższych opłat tam, gdzie wolumen płatności jest największy.

Jak ograniczyć ryzyko kursowe w bieżącej współpracy?

Ryzyko kursowe jest nieodłącznym elementem rozliczeń z zagranicą, ale nie musi zamieniać każdej faktury w spekulację. Podstawowym narzędziem jest synchronizacja momentu powstania zobowiązania (wystawienia faktury) z momentem wymiany waluty. Im dłuższy czas między nimi, tym większe prawdopodobieństwo, że zysk na transakcji zostanie zjedzony przez niekorzystny ruch kursu.

Prosta strategia polega na z góry przyjętych zasadach: firma określa, powyżej jakiej kwoty „zamraża” kurs natychmiast po wystawieniu faktury, a przy mniejszych transakcjach dopuszcza większą elastyczność. Pomocne są narzędzia pozwalające ustawiać własny poziom kursu, po którym ma zostać zrealizowane przewalutowanie, oraz możliwość definiowania przelewów z przyszłą datą, tak aby lepiej dopasować przepływy do terminów płatności kontrahenta.

W relacjach długoterminowych warto też negocjować z partnerem podział ryzyka kursowego. Można stosować przedziały kursowe, w których obowiązuje stała cena, powyżej lub poniżej których strony ponownie siadają do rozmów. Takie rozwiązanie wymaga zaufania, ale pozwala uniknąć sytuacji, w której jedna ze stron ponosi całość skutków gwałtownej zmiany notowań.

Jak zbudować prosty system rozliczeń z zagranicznym kontrahentem?

Ostatecznie celem nie jest znalezienie „idealnego” banku czy instytucji płatniczej, lecz stworzenie systemu, który jest wystarczająco tani, przewidywalny i łatwy w obsłudze. Dla wielu firm oznacza to korzystanie z jednego głównego kanału rozliczeń, z którym zintegrowany jest system fakturowania, oraz dodatkowych narzędzi do wymiany walut i przelewów zagranicznych. W praktyce dobrze sprawdzają się rozwiązania, które łączą prosty panel transakcyjny z przejrzystymi, stałymi opłatami – nowa wersja portalu https://www.globaltransfer.pl jest przykładem takiej platformy, pozwalającej firmom rozliczać się z kontrahentami w różnych krajach bez konieczności każdorazowego negocjowania warunków w banku.

Dobry system rozliczeń opiera się na kilku zasadach: jasnych procedurach dla działu sprzedaży, które określają, w jakiej walucie wystawiamy faktury; standardowych instrukcjach płatniczych przekazywanych kontrahentom; cyklicznym przeglądzie kosztów przelewów i kursów walut oraz gotowości do zmiany dostawcy usług finansowych, gdy pojawi się bardziej efektywna alternatywa. Firma, która traktuje rozliczenia międzynarodowe jak element strategii kosztowej, a nie wyłącznie „bankową technikę”, zyskuje przewagę konkurencyjną, którą trudno skopiować samą polityką rabatową.

Źródła

1. „Pricing and Risk Management in Cross-Border B2B Payments”, 2020, Tomasz Głowacki
2. „Currency Exposure and Contract Design in International Trade”, 2019, Kinga Wrońska
3. „Cost Structures of SME International Transactions in Europe”, 2021, Paweł Rosiński